Khi bạn tuyển dụng, xây dựng kế hoạch phát triển nghề nghiệp hoặc thăng chức nhân viên thì sơ yếu lý lịch và các cuộc phỏng vấn cho bạn biết rất nhiều điều về nhân viên.
Trình độ học vấn, kinh nghiệm và kết quả làm việc thực tế đều cung cấp các thông tin về những gì họ biết và những gì họ đã làm. Tuy nhiên, cách tốt nhất để hiểu khả năng và mức độ thành thạo của một người là tiến hành đánh giá kỹ năng.
Đánh giá năng lực là đánh giá khả năng của một cá nhân để thực hiện một kỹ năng hoặc tập hợp kỹ năng cụ thể. Thông thường, đó là đánh giá các kỹ năng cụ thể cho một công việc hoặc vai trò. Lý tưởng nhất là bài đánh giá nắm bắt mức độ thành thạo của từng kỹ năng, để bạn biết những người tham gia mới làm quen với kỹ năng nào và kỹ năng nào đã thành thạo.
Việc đánh giá năng lực bao gồm cả việc xác định trình độ học vấn là nhân viên đó đã học được những gì và họ có thể làm được những gì, đồng thời tập trung vào việc đo lường những gì nhân viên có thể làm.
Năng lực của nhân viên được thể hiện thông qua nhận thức, kiến thức và kỹ năng thực hiện. Đánh giá năng lực của nhân viên được sử dụng chủ yếu phục vụ các mục đích nhân sự: Đào tạo, trả lương cá nhân (lương theo năng lực P2), phân công công việc, đề bạt, bổ nhiệm, thăng tiến.
Trên thế giới có nhiều phương pháp đánh giá năng lực nhân viên, mỗi phương pháp đều có ưu điểm và hạn chế và chỉ áp dụng cho một số đối tượng cụ thể. Flex HR sử dụng hai phương pháp đo lường năng lực đánh giá năng lực theo yêu cầu công việc và đánh giá năng lực theo phản hồi 360 độ. Việc kết hợp hai phương pháp này giúp bạn có một thông tin chi tiết và chính xác về năng lực nhân viên.
Đánh giá năng lực theo yêu cầu công việc
Việc đánh giá năng lực được thường thực hiện theo từ điển năng lực. Trong đó, chỉ rõ ở một chức vụ nhất định, người thực hiện công việc cần có những năng lực gì cụ thể. Mỗi năng lực lại được định nghĩa và phân loại theo mức độ để việc đánh giá xếp loại năng lực thống nhất.
Đánh giá năng lực nhất quán
Khi từ điển năng lực được sử dụng để tham chiếu trong việc đánh giá năng lực thì mọi người sẽ có cùng cách hiểu chung về năng lực. Việc này sẽ hạn chế các cách hiểu khách nhau và thang đo khác nhau. Ví dụ người quản lý này đánh giá nhân viên có khả năng giao tiếp là "3/10" trong khi người khác đánh giá là "Tốt". Không chỉ có vậy, khi hai quản lý có đánh giá khác nhau về một nhân viên, một người chấm điểm 2/5, còn người kia chấm điểm 3/5 thì hai người đánh giá cũng dễ dàng thảo luận lại để có sự thống nhất điểm cuối cùng là 2/5 hay 3/5 nhờ có chung một định nghĩa về năng lực theo từ điển năng lực.
Đánh giá năng lực theo ba chiều
Năng lực của nhân viên được đánh giá theo ba chiều năng lực:
- Độ khó của năng lực theo chiều sâu
- Độ khó của năng lực theo chiều rộng (Đối tượng, phạm vi, quy mô mà nhân viên thực hiện công việc).
- Mức độ thuần thục khi thực hiện của nhân viên.
Đánh giá năng lực theo độ khó
Mỗi công việc có thể có các yêu cầu khác nhau về loại năng lực, mức độ phức tạp của năng lực. Có công việc như bán hàng và quản lý nhân sự đều cần năng lực giao tiếp, nhưng mức độ yêu cầu năng lực của hai công việc này đối với năng lực giao tiếp lại khác nhau. Vì vậy, để thống nhất việc đánh giá năng lực, người ta xây dựng từ điển năng lực và căn cứ vào yêu cầu của mỗi chức danh nhất định, người thực hiện công việc được quy định rõ cần có những năng lực cụ thể để hoàn thành công việc.
Mỗi năng lực được định nghĩa và phân loại theo mức độ để việc đánh giá xếp loại năng lực thống nhất. Ví dụ: Năng lực giao tiếp được định nghĩa như sau: Năng lực giao tiếp thể hiện thái độ và kỹ năng tiếp xúc, truyền thông có hiệu quả và chuyên nghiệp bằng nhiều hình thức, phương tiện khác nhau như viết, nói, v.v.… với các đối tượng khác nhau như cấp dưới, đồng nghiệp, cấp trên, khách hàng, về các ý tưởng, suy nghĩ, sự việc, duy trì phát triển các mối quan hệ, biết lắng nghe những hướng dẫn và lời phê bình mang tính chất xây dựng; biết nhạy cảm và thể hiện sự thân thiện, chia sẻ, giúp đỡ. Năng lực giao tiếp cũng có thể đựợc phân nhỏ thành nhiều năng lực khác như năng lực giao tiếp, năng lực làm việc nhóm, năng lực đàm phán thương thuyết.
Việc quy định mức độ năng lực được xây dựng theo độ khó hay độ phức tạp theo chiều sâu của kỹ năng giao tiếp. Ví dụ năng lực giao tiếp được chia như sau:
|
Bậc |
Nội dung |
|
1 |
Giao tiếp đơn giản, dạng phục vụ người khác. |
|
2 |
Mức độ giao tiếp trung bình: - Giao tiếp thông thường với các bộ phận khác trong công ty để thực hiện những công việc hàng ngày, - Giao tiếp đơn giản với khách hàng để giải đáp hoặc thu thập thông tin có sẵn |
|
3 |
Giao tiếp ở mức độ khá phức tạp: - Giao tiếp với bên ngoài, mâu thuẫn có tinh chất đối kháng - Giao tiếp nội bộ, ở cấp độ động viên khuyến khích hoặc xử lý mâu thuẫn nội bộ của cấp dưới. |
|
4 |
Giao tiếp ở mức độ phức tạp về các tranh chấp ở tòa, các vấn đề có tính mâu thuẫn đối kháng khá nghiêm trọng, hoạt động giao tiếp có khả năng ảnh hưởng, thuyết phục cao |
|
5 |
Giao tiếp ở mức độ rất phức tạp có ảnh hưởng lớn đến kết quả, uy tín của tổ chức, đòi hỏi người giao tiếp có kinh nghiệm, bản lĩnh, sự nhạy bén, phản ứng thật linh hoạt. |
Đánh giá mức độ phức tạp năng lực của theo chiều rộng
Đánh giá mức độ phức tạp năng lực của theo chiều rộng qua hai khía cạnh:
- Đối tượng làm việc, phục vụ; và
- Phạm vi quy mô làm việc.
Ví dụ mức độ phức tạp theo chiều rộng của năng lực giao tiếp được đánh giá như sau:
|
Bậc |
Nội dung |
|
1 |
Giao tiếp trong nội bộ phòng, |
|
2 |
Giao tiếp với khách hàng cá nhân, nhỏ, lẻ. |
|
3 |
Đại diện cho bộ phận chức năng của tổ chức để giao tiếp với đại diện cho tổ chức khác hoặc đối tác quốc tế. |
|
4 |
Đại diện cho tổ chức để giao tiếp với lãnh đạo tổ chức khác. |
|
5 |
Phục vụ, giao tiếp với lãnh đạo tập đoàn lớn, cán bộ quản lý cấp thứ trưởng trở lên. |
Như vậy, yêu cầu năng lực giao tiếp của người lái xe phục vụ nhân viên công ty; lái xe phục vụ khách hàng; và lái xe phục vụ Tổng giám đốc là rất khác nhau và tương ứng sẽ được trả lương khác nhau.
Theo phạm vi quy mô làm việc, khi công việc yêu cầu phải làm việc được trên một loại máy móc thiết bị sẽ khác với việc phải làm việc được trên nhiều loại máy móc thiết bị khác nhau.
Đánh giá năng lực theo mức độ thuần thục
Mỗi năng lực được phân chia thành các mức độ cấp độ thuần thục khác nhau, từ mức độ thấp nhất đến mức độ cao nhất trong phần mềm Flex HR như sau:
|
Bậc |
Nội dung |
|
1 |
Chưa đạt |
|
2 |
Gần đạt |
|
3 |
Đạt yêu cầu |
|
4 |
Khá/ Vượt trội |
|
5 |
Xuất sắc |
Quy trình thực hiện
Để đánh giá năng lực của một nhân viên chính xác thì bạn cần làm theo các bước sau
- Xây dựng bộ từ điển năng lực: Định nghĩa các kỹ năng và xây dựng các thang đo cho từng kỹ năng. Bộ từ điển năng lực giúp cho người đánh giá và nhân viên có cùng một cách hiểu về năng lực và thang đo. Đây là yếu tố quyết định ảnh hưởng tới việc đánh giá năng năng lực.
- Chấm điểm năng lực cho chức danh: Xác định mỗi chức danh cần có các kỹ năng gì theo thang đo của từ điển năng lực.
- Chấm điểm năng lực nhân viên: Đánh giá năng lực nhân viên theo yêu cầu năng lực của chức danh đã được thực hiện ở trên.
Tùy biến đánh giá
Không có bộ từ điển năng lực nào phù hợp với công ty của bạn 100%. Mỗi một chức danh của mỗi công ty có một yêu cầu khác nhau về công việc. Ví dụ nhân viên bán hàng thì cần có yêu cầu về giao tiếp, nhưng yêu cầu về giao tiếp của công ty này có thể khác với yêu cầu về giao tiếp của công ty khác. Vì vậy, việc điều chỉnh các định nghĩa trong từ điển để phù hợp với yêu cầu của mỗi công ty là cần thiết.
Flex HR không chỉ cung cấp cho bạn tùy biến sửa nội dung từ điển, mà còn cung cấp cho bạn tính năng thêm mới tiêu chí năng lực và tính năng sửa thang điểm đánh giá. Thang điểm đánh giá cho biết mức độ một cá nhân đáp ứng tiêu chuẩn năng lực của chức danh như thế nào, vừa cho biết mức độ đáp ứng năng lực so với yêu cầu cao nhất trong hệ thống đánh giá.
|
Bậc |
Nội dung |
Độ khó |
|
1 |
Giao tiếp đơn giản, dạng phục vụ người khác. |
22 |
|
2 |
Mức độ giao tiếp trung bình: - Giao tiếp thông thường với các bộ phận khác trong công ty để thực hiện những công việc hàng ngày, - Giao tiếp đơn giản với khách hàng để giải đáp hoặc thu thập thông tin có sẵn |
30 |
Bộ từ điển năng lực ba chiều SoftAView do PGS. TS. Trần Kim Dung phát triển, giúp bạn đánh giá năng lực dễ dàng và chính xác.
Đánh giá năng lực theo phản hồi 360 độ
Nếu bạn cần đánh giá năng lực cấp quản lý về các tiêu chí mang tính chất trừu tượng hơn các yêu cầu công việc như: Năng lực lãnh đạo, Khả năng thăng tiến nghề nghiệp,… thì có thể bạn cần đến công cụ đánh giá năng lực theo phản hồi 360 độ.
Phản hồi 360 độ (360 Degree Feedback) cung cấp cho bạn các thông tin về nhiều khía cạnh năng lực hoặc hiệu quả trong công việc của nhân viên từ những người họ thường xuyên làm việc, thông thường gồm có: Nhân sự tự đánh giá, cán bộ quản lý cấp trên, đồng nghiệp, cấp dưới và đôi khi cả những người từ bên ngoài như khách hàng, nhà cung cấp, đối tác, hoặc các đối tượng hữu quan khác (nói chung là bất cứ ai đáng tin cậy và biết rõ về công việc của cá nhân đó đều có thể tham gia vào quá trình đánh giá này). Việc tập hợp thông tin từ những người thường xuyên có ảnh hưởng đến hoạt động của nhân sự được đánh giá làm cho “phương pháp 360 độ” trở thành một công cụ đáng tin cậy, có tính thực tiễn và uy tín cao.
Do khối lượng công việc của việc đánh giá năng lực theo phương pháp phản hồi 360 độ rất lớn, nên bạn sẽ cần có một phần mềm để tự động tổng hợp và báo cáo đánh giá năng lực này.
Flex HR cung cấp cho bạn các tính năng nâng cao mà các phần mềm khác không có:
- Bạn có thể tự thiết lập một đánh giá mới theo yêu cầu riêng của bạn
- Báo cáo có các hỗ trợ phân tích giúp bạn tập trung vào những điểm khác biệt của người đánh giá đối với nhân viên.
Đánh giá năng lực là một phần của lương 3P. Bạn có thể tham khảo thêm bài viết Xây dựng lương 3P hoặc bài viết Đánh giá năng lực, xây dựng bảng lương.
Để trải nghiệm các tính năng của Flex HR, bạn vui lòng đăng ký sử dụng miễn phí hoặc làm các bài hướng dẫn thực hành tutorial.
Trâm Anh
Bài viết có bản quyền của SoftAView, xin vui lòng ghi rõ nguồn www.SoftAView.com khi trích dẫn hoặc đăng lại.
