BSC là một khái niệm tương đối dễ hiểu, nhưng lại rất khó áp dụng trong thực tế.
Một trong các lý do ảnh hưởng tới sự thất bại của các dự án BSC là thiếu công cụ hỗ trợ triển khai BSC.
- Việc xây dựng KPI từ mô tả công việc làm công ty mất ít nhất khoảng 6 tháng.
- Dữ liệu bao gồm cả mục tiêu và kết quả được nhập bởi nhân viên không chính xác và không kịp thời.
- Hệ thống BSC chạy trên hệ thống file Excel khiến việc tổng hợp số liệu mất thời gian và không kịp thời.
Với Flex HR, bạn có thể triển khai được hệ thống BSC từ cấp công ty tới từng nhân viên chỉ trong 3 đến 6 tháng (tùy thuộc quy mô và yêu cầu đặc thù của công ty) theo cách bạn muốn, nhờ vào các tính năng độc đáo sau đây.
Ma trận chức năng
Bạn có thể xây dựng hệ thống KPI cho nhân viên theo cách truyền thống như xây dựng mô tả công việc cho từng chức danh sau đó xây dựng KPI cho từng vị trí công việc. Tiếp theo bạn nhập hệ thống KPI này vào Flex HR để thực hiện việc giao mục tiêu và đánh giá kết quả.
Bên cạnh phương pháp truyền thống trên, Flex HR có cách tiếp cận mới là xây dựng hệ thống KPI theo ma trận chức năng. Phương pháp này bắt đầu bằng việc xác định nhiệm vụ, chức năng của công ty, phòng ban, bộ phận và nhân viên. Bạn có thể hoàn tất việc công việc này chỉ trong vòng 1 tuần nhờ có chức năng ma trận chức năng của Flex HR. Sau đó bạn cần thêm 1-2 tuần nữa để hoàn thành hệ thống KPI cho công ty.
Phương pháp mới này giúp bạn hoàn thành hệ thống KPI chỉ trong vòng 1-3 tuần thay vì mất 6-12 tháng như các phương pháp thông thường khác.
Đề xuất – Duyệt
Một trong các vấn đề được coi là nghiêm trọng của hệ thống BSC chạy trên Excel là tính chính xác và kịp thời của dữ liệu. Đặc biệt là khi nhân viên nhập sai, nhập nhầm dữ liệu, dẫn đến toàn bộ dữ liệu của cấp trên bị sai và hiệu suất của cả công ty không chính xác. Bộ phận quản lý rất vất vả khi phải cập nhật lại dữ liệu cho cả hệ thống, cho dù đó là một sai sót nhỏ.
Flex HR đảm bảo dữ liệu bao gồm mục tiêu và kết quả luôn đảm bảo chính xác nhờ chức năng Đề xuất – Duyệt.
Quy trình thực hiện trên phần mềm như sau:
- Quản lý giao mục tiêu cho nhân viên
- Nhân viên nhập kết quả thực hiện hàng tháng
- Quản lý duyệt kết quả thực hiện của nhân viên.
Chức năng tự động khóa nhập liệu giúp cảnh báo nhân viên phải nhập kết quả đúng hạn. Chỉ sau khi kết quả của nhân viên được duyệt thì kết quả này mới dược sử dụng để được đưa vào báo cáo.
Flex HR có tính năng nhắc nhập liệu đúng hạn và nếu nhân viên nhập sai và nhập lại thì báo cáo hiệu suất cũng được tự động tổng hợp lại.
Chức năng này giúp bạn đảm bảo nhân viên phải nhập liệu đúng hạn và chính xác.
Trọng số nhân viên
Trọng số nhân viên
Giao KPI cho nhân viên kiêm nhiệm
Chắc chắn là công ty của bạn có nhân viên kiêm nhiệm nhiều nhiệm vụ của các phòng ban khác nhau và bạn cần phải có hệ thống giao mục tiêu, đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên bao gồm cả nhân viên kiêm nhiệm.
Bạn sẽ thấy thích chức năng giao mục tiêu ngoài bộ phận của Flex HR. Bạn có thể giao mục tiêu trực tiếp hoặc gián tiếp cho nhân viên kiêm nhiệm, ví dụ như:
- Trưởng phòng Marketing có trách nhiệm gián tiếp với KPI doanh thu của phòng Kinh doanh. Trách nhiệm gián tiếp là mặc dụ trưởng phòng Marketing không phải là người trực tiếp tạo ra doanh thu như nhân viên bán hàng, nhưng kết quả kinh doanh của phòng Kinh doanh được dùng để đánh giá hiệu quả hỗ trợ của trưởng phòng Marketing với phòng Kinh doanh.
- Thậm chí, bạn có thể giao mục tiêu KPI doanh thu trực tiếp cho trưởng phòng Marketing cho các đối tượng khách hàng đặc thù. Trong trường hợp này trưởng phòng Marketing cũng phải đi bán hàng tạo doanh thu như một nhân viên kinh doanh, mặc dù trưởng phòng Marketing không trực thuộc phòng Kinh doanh.
Flex HR có cơ chế giao mục tiêu linh hoạt, giúp bạn thiết lập hệ thống KPI theo cách của bạn.
Tùy biến công thức tính hiệu suất
Thông thường khi tính hiệu suất KPI, người ta thường sử dụng công thức:
Hiệu suất = Kết quả / Mục tiêu x 100%
Cách tính đơn giản này giúp bạn biết được hiệu suất bán hàng thông qua KPI doanh thu của một nhân viên kinh doanh là bao nhiêu. Chỉ cần lấy doanh thu bán được chia cho mục tiêu doanh thu.
Đối với KPI “Số lần vi phạm quy định” thì có cách tính thấp là tốt, tức là kết quả càng thấp thì hiệu suất càng cao. Tuy nhiên công thức trên không áp dụng được nếu mục tiêu mà bằng 0. Bạn không thể lấy kết quả chia cho 0.
Vì vậy bạn cần có phần mềm có khả năng cung cấp cho bạn cách xây dựng công thức tính hiệu suất linh hoạt phù hợp với yêu cầu của bạn.
Flex HR là một trong vài phần mềm trên thế giới cung cấp chức năng tùy biến công thức tính hiệu suất. Bạn có thể tự xây dựng công thức tính hiệu suất cho từng KPI mà không cần đến sự hỗ trợ của nhà cung cấp.
Tính thưởng tự động
(bổ sung)
Triển khai chiến lược đến cấp nhân viên
(bổ sung)
Để trải nghiệm các tính năng của Flex HR, bạn vui lòng đăng ký sử dụng miễn phí hoặc làm các bài hướng dẫn thực hành tutorial.
Trâm Anh
Bài viết có bản quyền của KeeView, xin vui lòng ghi rõ nguồn www.KeeView.com khi trích dẫn hoặc đăng lại.
