Ma trận phân công chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong bộ máy quản lý

Phân công chức năng nhiệm vụ rõ ràng, tinh giản bộ máy quản lý, nâng cao hiệu quả điều hành, hoạt động là nhiệm vụ cấp thiết và then chốt đối với nhiều doanh nghiệp trong giai đoạn kinh tế khó khăn hiện nay.

Tình trạng phổ biến trong khá nhiều doanh nghiệp của Việt Nam là không phân định rõ ràng chức năng, trách nhiệm của các phòng ban; công việc thực hiện  vừa trùng lắp, vừa bị bỏ sót; nhân viên các phòng ban khó phối hợp thực hiện công việc; lãnh đạo không hiểu rõ nội dung, khối lượng công việc trong từng phòng ban. Một số phòng ban chức năng không xác định rõ chức năng nhiệm vụ của chính phòng, nên chỉ thực hiện các chức năng công việc ở mức độ tối thiểu, ví dụ: phòng Kế toán chỉ quan tâm đến việc làm tốt công tác sổ sách, chứng từ kế toán. Các phòng quan tâm giải quyết vấn đề phát sinh hơn là quan tâm đến các vấn đề có tính chất hệ thống như cơ chế, chính sách kế hoạch và việc phối hợp thực hiện, v.v…Điều này làm giảm sút hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý, gây khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả công việc và quá trình thực hiện tinh giản biên chế.

Phần mềm Bsc2Kpi thực hiện xây dựng ma trận phân công chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong bộ máy quản lý, làm cơ sở khoa học quan trọng cho việc tái cấu trúc tổ chức, xác định KPI hợp lý cho từng đơn vị và cá nhân. Quy trình thực hiện như sau:

Bước 1: Xác định các chức năng, nhiệm vụ chính trong doanh nghiệp

Xác định tấ́t cả những chức năng, nhiệm vụ chủ yếu cần được thực hiện trong toàn công ty (dựa trên cơ sở các bản điều lệ, chức năng, nhiệm vụ của công ty và ý kiến của ban giám đốc). Phần mềm cung cấp Demo các chức năng nhiệm vụ chính thường có của một doanh nghiệp. Đây là cơ cấu tổ chức cho một công ty Demo, số lượng, tên gọi của các phòng ban được linh hoạt thêm bớt tùy thực tế của doanh nghiệp.

Bước 2: Phân công các chức năng nhiệm vụ chính của công ty cho các phòng ban

Cách thức thực hiện như sau. Điền tên tất cả các phòng ban chức năng, các đơn vị trực tiếp theo cơ cấu tổ chức vào trong phần mềm. Đánh dấu xác định từng chức năng nhiệm vụ chính của công ty được phân cho đơn vị hoặc phòng ban nào như trong hình, tạo thành ma trận phân công nhiệm vụ trong bộ máy quản lý của công ty: 

Từ ma trận chức năng của công ty, tương ứng phần mềm sẽ xuất ra các chức năng nhiệm vụ chính mà từng phòng ban phải thực hiện, làm cơ sở cho việc xác định KPI cho phòng ban và phân công nhân sự thực hiện tương ứng.

Bước 3: Xác định phạm vi, nội dung phối hợp công việc cho các chức năng có nhiều đơn vị, bộ phận cùng làm.

Khi có từ hai bộ phận trở lên cùng thực hiện một chức năng /nhiệm vụ chính thì ban lãnh đạo sẽ xác định nội dung công việc hoặc phạm vi quản lý cho từng bộ phận. Trong ví dụ trên, chức năng an toàn, phòng chống cháy nổ sẽ do Hành chính nhân sự; Kỹ thuật; Nhà máy cùng chịu trách nhiệm được phân công:

• Hành chính nhân sự chịu trách nhiệm khu vực văn phòng công ty, tổ chức các khóa đào tạo và trang bị bảo hộ lao động theo yêu cầu của phòng kỹ thuật.
• Phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm huấn luyện và giám sát thực thi tuân thủ quy định an toàn trong khu vực nhà máy.
• Nhà máy chịu trách nhiệm tuân thủ các quy định của phòng kỹ thuật. Với ma trận việc phân công trách nhiệm luôn rõ ràng, không bị sót và không làm việc trùng lắp.

Bước 4: Xác định KPI và trọng số cho từng KPI của phòng ban vừa theo KPI công ty, vừa theo chức năng nhiệm vụ của phòng.

Theo ma trận phân công chức năng nhiệm vụ trogn bộ máy quản lý công ty, các phòng ban chức năng sẽ bổ sung thêm chức năng chuyên biệt của mình. Ví dụ phòng Kho hàng sẽ bổ sung thêm hai chức năng là Xuất hàng và Nhập hàng. Chức năng của Kho hàng sẽ phân cho tổ giao nhận, tổ xử lý đơn hàng và tổ kho và trưởng khu kho hàng Nguyễn Văn Nam như sau:

Từ KPI công ty, từ chức năng phòng ban, sẽ xác định KPI phòng ban.

Bước 5: Phân công nhiệm vụ và KPI tương ứng cho các tổ và các thành viên của phòng.

Chi tiết KPI cho một chức danh, phụ thuộc vào KPI phòng ban và chức năng, nhiệm vụ của chức danh. Với cách làm này, sẽ xuất hiện thêm nhiều KPI quan trọng bảo đảm cho doanh nghiệp hoạt động hiệu quả. Ví dụ trước khi làm BSC thì Kế toán trưởng chỉ phải quan tâm làm sổ sách đúng, không bị phạt, sau khi làm BSC, kế toán trưởng thường cótrách nhiệm kiểm soát chi phí, tương ứng có KPI: % Chi phí / doanh thu. Chỉ riêng tiêu chí này đã làm khối lượng, áp lực công việc của Kế toán trưởng tăng rất nhiều, hiệu quả đóng góp cho công ty tăng lên nhiều và cũng mới giúp  phân biệt được kế toán trưởng giỏi hay bình thường. 

Như vậy có sự phối hợp chặt chẽ từ BSC công ty đến KPI của từng phòng ban và từng cá nhân.  bảo đảm việc quản lý, phân công giao việc chính xác, chặt chẽ và khoa học.

Trần Kim Dung

Bài viết có bản quyền của KeeView, xin vui lòng ghi rõ nguồn www.KeeView.com khi trích dẫn hoặc đăng lại.